El proceso de construcción de un Protocolo de Familia

Recientemente me enviaron un Protocolo de Familia para mi revision. Asumí el encargo con poco entusiasmo. Es como cuando a un arquitecto le entregan los planos de una casa para que los revise, siendo que quien está llamado a hacer los planos es el arquitecto. Sin embargo, acepté de buena gana, por tratarse de gente cercana que aprecio mucho.
Al mejor estilo de un profesor, tomé un lápiz rojo y empecé a leerlo con ojo crítico, tratando de rescatar los elementos positivos del documento.
El resultado final fue catastrófico, de haber tenido que conceder una calificación, esta hubiera sido de 3 sobre diez.
¿Pero porque tan “cuchilla”, como se le dice a los profesores que son duros a la hora de calificar ?
Pues bien, la persona que me envío el documento y su grupo familiar cayeron en la trampa de pensar que el Protocolo de Familia es simplemente un documento que se hace.
¡No! Nada más alejado de la realidad. La definición de Protocolo Familiar y su esencia misma son algo un poco más complejo y profundo.
Mi definición de Protocolo de Familia es la siguiente :
El Protocolo de Familia es en efecto un documento, pero este se elabora a partir de un proceso, participativo, incluyente y negociado, a través del cual, mediante una metodología estricta, ordenada y orientada por un profesional, se construyen principalmente las bases para definir las reglas de comunicación de una familia, las reglas de gobierno, toma de decisiones, reglas de conducta y los mecanismos de resolución de conflictos.
Estas reglas también deben incluir aspectos tales como las asuntos relacionados con. la transición generacional, la asignación y uso de recursos, y las funciones de los miembros de la familia en su doble rol de propietarios y miembros del grupo familiar.
El Protocolo de Familia debe prever también la creación, integración y funcionamiento de los órganos de gobierno, un aspecto fundamental para el éxito de cualquier iniciativa que se pretenda desarrollar a futuro.

El resultado de este proceso se consigna en un documento. Este documento lleva el nombre de Protocolo de Familia.

Recomendaciones

El contenido de un Protocolo de Familia debe principalmente ser el reflejo de lo ocurrido a lo largo del proceso participativo. No puede ser el fruto del esfuerzo imaginativo de una sola persona. Tampoco puede ser el dictado de la voluntad del Patriarca o del grupo de líderes de la familia.

Insisto en que debe ser un documento impecable, con estructura. Debe tener referencia a los antecedentes e historia del grupo familiar, sus principios, valores y el propósito que los motivó a construir el Protocolo de Familia, acordar su contenido y aprobar los acuerdos en el consignados.
El romanticismo, si así se le quiere llamar, la historia y los antecedentes son una pieza fundamental del contenido de un Protocolo de Familia. En este aspecto puntual, por ejemplo, es donde se puede involucrar a ciertos miembros de la familia que por alguna razón no serán tan participativos en otros aspectos del proceso.
Ningún asunto puede ser abordado a la ligera, estar mal definido o prestarse para dificultades de interpretación a futuro.
El Protocolo debe contar con cuantos anexos sea necesario para reglamentar de manera clara, precisa y detallada cualquiera de los temas que por su importancia en el grupo familiar requerirán de un mayor nivel de profundidad y de detalle.
Estos anexos y aspectos puntuales del Protocolo de Familia deben también poder ser objeto de actualización y revisión periódica por asuntos tales como el paso del tiempo, cambios en la ley, coyuntura o la evolución misma del grupo familiar.
También debe tenerse especialmente cuidado en dos aspectos fundamentales:
Primero : “lo bueno, si breve, es dos veces bueno”. La calidad e idoneidad de un Protocolo de Familia no se mide en gramos de papel, sino en la calidad del contenido y en lo genuino y legítimo de sus acuerdos. Quien lee un Protocolo de Familia varios años después de su publicación debe sentir en su contenido el ADN de la familia y ver en su contenido el fiel reflejo de un proceso incluyente y participativo. Evite el relleno, el lenguaje confuso e incluir temas innecesarios, irrelevantes o que no apliquen para su grupo familiar. En un Protocolo de Familia aplica la ley de Pareto : 80% del trabajo está en el proceso, 20% en la redacción del documento final que contiene el resultado de lo acordado durante el proceso.
Segundo: no todas las disposiciones de un Protocolo de Familia tienen fuerza legal, efecto vinculante y pueden ser posteriormente exigibles a las sociedades del grupo familiar, a terceros e incluso a los mismos miembros de la familia.
Asesores no abogados omiten esta importante consideración y envían a la familia a casa, graduada en una serie de charlas, talleres y conferencias, con un documento muy bonito y completo, pero que carece de la sustancia necesaria para ser usado a futuro, ser vinculante y tener fuerza legal.
Esto se logra con un complejo trabajo que no acaba con la redacción y firma del Protocolo de Familia, sino que inicia de manera simultánea o inmediatamente posterior a dicho momento.
Se trata de la complementación del esfuerzo realizado. a través de la actualización de los Estatutos de las sociedades de la familia, la construcción de los anexos previstos en el Protocolo de Familia y lo más importante, la redacción y aprobación formal de acuerdos de accionistas.
Aquí es donde nuevamente observamos en la práctica diaria, eventos de frustración de familias que creyeron haber logrado mucho con el Protocolo de Familia, pero que al momento de usarlo para un fin determinado o ante una situación compleja, se quedan cortos en herramientas y mecanismos para enfrentar de manera ágil e inteligente la situación.
Conclusión
Para algo tan importante como lo es la Carta de Navegación de una Familia, o su Constitución, como también se le conoce al Protocolo de Familia, no ahorre en recursos, en tiempo en imaginación y en dedicación.
Conceda el privilegio de permitir que su familia sea asesorada por un profesional idóneo y con experiencia que mire a la familia desde afuera, con criterio y objetividad y que contribuya al proceso orientando a la familia hacia un resultado exitoso, no hacia el abismo que implica hacer cosas improvisadas y carentes de toda efectividad.

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