Cómo hacer para : Celebrar una reunión no presencial del máximo órgano social
Hasta un día antes de la reunión que se encuentre ya convocada de manera tradicional (presencial) el Representante Legal puede, en virtud de lo establecido por Decreto Presidencial, dar alcance a la convocatoria y anunciar que esta se celebrará de manera no presencial.
En medio de tanta incertidumbre y ante la necesidad de permitir que las cosas sigan pasando y que la economía el país continúe su marcha, es importante que las reuniones del máximo órgano social se celebren, así sea de manera no presencial, como de hecho se celebrarán la mayoría de ellas en los próximos días.
La legislación mercantil colombiana ya preveía este tipo de reuniones para su celebración. Sin embargo, la ambigüedad en la interpretación de las disposiciones y el temor a la impugnación por ausencia de algún formalismo o solemnidad, ha hecho que poca gente se anime a celebrar este tipo de reuniones, y prefiera, así resulte dispendioso, realizarlas de manera presencial.
En efecto, el artículo 19 de la ley 222 de 1995, reforma al Código de Comercio establece :
«Artículo 19. REUNIONES NO PRESENCIALES. Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado».
Este artículo menciona claramente : «cuando por cualquier medio todos los socios o miembros …», de ahí la ambigüedad, que se entiende por «todos» ? Todos los socios o accionistas inscritos en el libro de registro de accionistas, o «todos» los socios o accionistas presentes.
Para dejar claro lo anterior, permitir este tipo de reunidos y facilitar el normal desarrollo de estas importantes reuniones en estos tiempos complicados, el gobierno nacional, a través del Decreto 398 del pasado 13 de marzo de 2020, estableció, basado en el marco de las medidas de excepción por la pandemia del corona virus, lo siguiente :
«cuando se hace referencia a todos los socios o miembros se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente».
Así las cosas, no hay debate, no hay espacios de interpretación y se da via libre con total seguridad a la celebración de este tipo de reunión, aún si en la convocatoria inicial no fue citada como reunión no presencial, ya que el mismo decreto señala :
«las sociedades que a la fecha de e entrada en vigencia del Presente Decreto hayan convocado a reunión ordinaria presencial del máximo órgano social para el año 2020 podrán, hasta un día antes de la fecha de la reunión convocada, dar un alcance a la convocatoria, precisando que la reunión se realizará en los términos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, y el artículo 1 del presente Decreto.
En el alcance se deberá indicar el medio tecnológico y la manera en la cual se accederá a la reunión por parte de los socios o sus apoderados.
El alcance deberá hacerse por el mismo medio que se haya utilizado para realizar la convocatoria».
En consecuencia, en el evento en que el Representante Legal de una Sociedad haya enviado por correo electrónico una convocatoria, el alcance a la citación, en el que se indique que la reunión será «no presencial», será válido siempre y cuando se envíe por el mimos medio (correo electrónico) con una anterioridad mínima de un (1) día a la fecha de celebración presencial inicialmente propuesta.
A manera de conclusión :
Debe celebrarse el hecho de contar con esta claridad adicional en momentos tan complejos como el actual. Si bien es una claridad expresa que surge con base en un decreto de excepción, y se adapta muy bien a las circunstancias actuales, una vez pase la emergencia y todo vuelva a la normalidad deberá hacerse una revisión exhaustiva a la legislación mercantil cuyo «Nuevo Código de Comercio» data de 1971 , y cuya gran reforma (la de 1995) ya tiene más de 25 años (!), para ubicar todo tipo de ambigüedad, dificultad de interpretación o ausencia de disposiciones que permitan a la legislación mercantil ir a la misma velocidad del tren del mundo de las sociedades, los negocios y las transacciones comerciales.
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Imagen tomada de «Share» Shareholder Association for Research & Education https://share.ca/coronavirus-virtual-meeting/