Alertas Tempranas, síntomas que le permitirán anticiparse a fracasos empresariales y conflictos societarios.

En nuestro medio se tiende a creer que un negocio puede ser gestionado y administrado sin tener en cuenta alertas y señalas que nos guían al fracaso.

Una empresa debe ser guiada con el mismo rigor y disciplina de un velero. En un velero no hay espacio para la distracción, el equipo debe estar alerta, todos los elementos de la embarcación deben estar listos para ser usados en cualquier momento, la planeación es clave, el equipo debe estar motivado.

Una mala gestión al interior de una empresa y el conflicto entre accionistas son factores que pueden poner en riesgo el futuro del negocio e incluso llevarlo a su fin.

Lo urgente desplaza lo importante y es así como a veces por estar tan enfocados en el día a día del negocio y en atender urgencias (muchas veces por falta de planeación) dejamos la puerta abierta para que sucedan eventos que ponen en peligro la continuidad del negocio.

Toda empresa debe cuidar celosamente sus recursos, el humano por encima de todo, pero también sus recursos físicos y financieros.

Un foco de atención primordial lo constituye los accionistas de la sociedad a quienes a veces no se les mantiene lo suficientemente informados, lo que genera molestias que pueden llevar al conflicto. Tampoco se puede dejar de cuidar a la fuente de recursos más importante del negocio : los clientes.

Como si fuera poco, el empresario colombiano debe atender de manera prioritaria el cumplimento de un número descomunal de trámites, formalidades, obligaciones y reportes gubernamentales, frente a todo tipo de entidades, cuyo incumplimiento genera en muchos casos sanciones de tipo económico.

Lo urgente desplaza lo importante y es así como a veces por estar tan enfocados en el día a día del negocio y en atender urgencias (muchas veces por falta de planeación) dejamos la puerta abierta para que sucedan eventos que ponen en peligro la continuidad del negocio.

Hecho este breve resumen sobre lo complejo que resulta hacer empresa en nuestra medio, pasemos a analizar algunos síntomas, hechos o situaciones que muchas veces no son conocidos por los accionistas y la alta dirección del negocio y cuando resultan evidentes, puede ser ya demasiado tarde para remediar una situación que muchas veces lleva a la crisis.

  • 1. Alto nivel de endeudamiento

    Los bancos comerciales y los prestamistas están al acecho, y las empresas gozan en muchos casos de cupos de crédito muy por encima de su verdadera capacidad de endeudamiento.

    La ausencia de planeación frente a un pedido, a una coyuntura especial o ante una urgencia generan muchas veces la necesidad de hacer uso de estos cupos, en adición a otros ya usados y a créditos ya existentes que sumados pueden estar superando con creces la verdadera capacidad de endeudamiento del negocio. Lo anterior sumado a la enorme carga financiera que representa los intereses en el PyG del negocio.

  • 2. Empleados cruzados de brazos

    Muchas veces por ausencia de controles eficaces y falta de comunicación las empresas terminan contratando personal sin saber que al interior de la empresa existen empleados capacitados y disponibles para asumir la supuesta vacante. La Gerencia a veces deja de ver que se trata simplemente de un pico o momento crítico que podría asumirse con una contratación temporal o con una re asignación de funciones.

  • 3. Falta de sentido de pertenencia, clima organizacional

    Algunas decisiones gerenciales pueden causar malestar entre el personal y disminuir su motivación y sentido de presencial. Es importante monitorear de manera permanente el grado y nivel de compromiso de los empleados para poder contar con ellos en las buenas y en las malas.

  • 4. Maltrato a proveedores

    En Colombia existe una mala práctica generalizada consiste en dilatar los pagos más allá del plazo convencional establecido entre las partes, sumado a una posición de dominio del comprador que negocia precio y plazo hasta arrodillar al proveedor.

    Proveedores mal tratados, mal atendidos y a veces humillados telefónicamente cuando llaman con todo el derecho a averiguar por su pago (generalmente ya vencido) son acciones que poco a poco pueden hacer mella en la relación con los proveedores y generar poco a poco un daño reputación al (muchas veces irremediable) a la empresa.

  • 5. Procedimientos que no se siguen

    A comienzo de año tienen lugar las innumerables reuniones de planeación y presupuesto. El impulso debe seguir hasta el fin y ser continuo. Muchas empresas dejan de ceñirse y acatar los presupuestos y procedimientos, se motivasen por falsas expectativas y se alejan de los planes, autorizaciones previas y directrices tratando de alcanzar de manera rápida las metas de ventas o crecimiento, sin darse cuenta de que ese ritmo acelerado pasando por encima indicadores y variables no tendidos en cuenta, pueden poner en negocio la estabilidad del negocio y el cumplimento de metas a más largo plazo.

  • 6. Falta de Información

    La información debe fluir de manera constante y permanente. Primero desde el más pequeño rincón de la empresa y desde el funcionario de más bajo nivel hacia la gerencia, luego desde esta hacia la junta directiva y de ahí a los accionistas.

    Cuando se deja de citar a reuniones y los directivos están más ocupados en el día a día y en solucionar situaciones imprevistas, el síntoma es claro.

    No informar a tiempo y en debida forma a los órganos de dirección y a los accionistas constituye no solo una falta seria a los deberes de los administradores, sino es la fuente de todo posible disgusto, reclamo y reproche al interior de la junta y frente a los accionistas por no haberlos informado a tiempo sobre variaciones importantes en cifras e indicadores, que muchos veces, tenidos en cuenta a tiempo hubieran podido ser objeto de revisión y toma de correctivos. No deje que sea demasiado tarde para informar.

  • 7. Ausencia de medidores e indicadores

    Los indicadores de gestión y los elementos de medición no son retórica ni un invento de los expertos y escritores sobre gestión empresarial. Son herramientas útiles e imprescindibles que permiten tomar decisiones a tiempo.

    Primero, es importante contar con los indicadores adecuados, diseñarlos, tener elementos para medirlos, hacerlos evidentes, publicarlos, compararlos y tomarlos en cuenta para todo tipo de ejercicio de planeación, revisión y seguimiento.

    Cuando se pierde la disciplina asociada con hacer uso de estas herramientas se está corriendo el riesgo de no contar con elementos serios de decisión y acción ante situaciones imprevistas, una coyuntura específica o una emergencia.

  • 8. Ahogo, falta de tiempo para asuntos importantes

    Es común ver ambientes de trabajo en permanente modo de crisis, donde la gerencia es inalcanzable, las puertas de los directivos permanecen cerradas, hay reuniones no citadas con anterioridad e imprevistas a toda hora. Reuniones importantes de planeación y estrategia canceladas por la necesidad de atender lo mal llamado “urgente”, aplazamiento permanente de reuniones de comités, de juntas directivas, falta de preparación de las reuniones de accionistas, indicadores y medidores abandonados a su propia suerte, el permanente sentimiento de llevar al barco al puerto de cualquier forma.

  • 9. Cumplo mi meta a toda costa

    Cuando la fuerza de ventas no cuenta con un programa de estímulos y comisiones seriamente estructurado y cuando las metas del grupo no redundan en un beneficio para otras áreas del negocio se puede poner en riesgo la moral, la fuerza del equipo y las finanzas de la empresa. Pensemos por un momento en aquel vendedor zorro y de muchos años, que se las sabe todas tanto por dentro como por fuera de la empresa, aquel llanero solitario que trabaja al margen de los equipos y por fuera de las estrategias y directrices de la empresa ya que su norte y meta única son los números y cumplir con una cifra para obtener un beneficio personal : la comisión. Este proceder deja a su paso una estela de problemas imperceptibles en un comienzo pero desastrosos en el mediano y largo plazo.Pensemos a manera de ejemplo comisiones no atadas a utilidad sino a ventas brutas, o no condicionadas al recaudo, atenciones desmedidas a clientes, exceso de familiaridad, conflictos de interés entre muchas otras conductas.

  • 10. Fallas en la comunicación

    Una gran parte de las guerras y conflictos a lo largo de la historia se han generado por problemas de comunicación y los errores a veces irreparables que esto causa.Los mensajes de las directivas hacia los empleados deben ser claros y contundentes y porque no, hacer parte de una estrategia clara de comunicación.

    Que pasa cuando mandamos un mensaje claro, pero luego lo destruimos con un simple hecho.

    Lo que ocurre cuando se anuncia con dramatismo un recorte en personal, en gastos y se anima al equipo a ser más eficiente, pero la gerencia sigue viajando en clase ejecutiva, y llega el nuevo vehículo último modelo para el Gerente? La comunicación no es asertiva, debe ser medida.

Recomendaciones

El día a día nos lleva a no detenernos por un minuto si quiera a planear a diseñar escenarios y estrategias para estar mejor preparados ante la adversidad. Vivimos el día a día con la confianza de que mañana, pasado mañana, la semana siguiente y el mes entrante todo saldrá bien y todo fluirá, pero desconocemos a veces de manera irresponsable que no controlamos todas las variables y que como en un velero, el equipo debe estar alerta las 24 horas ante el cambio imprevisto del viento, que puede llevar a la embarcación a un rumbo totalmente diferente si la reacción no es inmediata.

Los empresarios, directores y accionistas deben contar con herramientas que les permitan planear, ejecutar, hacer seguimiento y reaccionar.

Si bien los negocios deben estar enfocados a producir utilidades y generar empleo también es cierto que deben hacerlo de manera responsable y que guiar un barco requiere pericia para hacerlo no solo en aguas tranquilas, sino también en medio de la tormenta.

Revise estos síntomas y todo tipo de situación atípica al interior de su negocio para tomar los correctivos a tiempo.

Asimile que a veces lo que se maneja como una urgencia es una simple falta de planeación o errores en la forma de seguir un procedimiento. Deténgase por un minuto, tome los correctivos y revise su estrategia, deje de sentirse ahogado y póngase como meta salir a flote más a menudo.

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